【実務編】教員が定時退勤するために準備しておくこと3つ(仕事効率化テクニック)

 

新米教員
4月から教員になるけど、仕事についていけるかしら…。校務ってどんなのやらされるんだろ。めっちゃ仕事降って来たりして、ガクブル。
先輩教員
私だってもっと早く仕事終わらせて定時退勤したいわ!

この記事では「教員の実務を圧倒的に速くする」ために、

 教員になる人がやっておくと良い準備

 現役教員の仕事の生産性が爆上がりする方法

について教員生活15年以上のコギトが解説します。

 

コギト先生
私そんなに仕事が早いほうではありませんでしたが、ここ2,3年で生産性を意識した仕事スタイルを確立して定時退勤率は70%以上です。

 

教員としての仕事の生産性を上げる方法としておススメするのはこれですねっ。

 

仕事の生産性を上げるために

ブラインドタッチ(タッチタイピング)を身につける

パソコン周りの環境を整える

パソコンの時短技を身につける

 

キビキビ先生
全部パソコン関係じゃない。パソコンの能力ってそこまで大事?
コギト先生
今の教員の仕事はほとんどパソコンですよ!

 

今はどこの学校でも一人一台のパソコンが支給され、

○教材(プリント・スライド)の作成

○指導案の作成

○会議資料の作成

○その他の校務の仕事(メール連絡・データ入力・出張)

ほとんどの仕事はパソコンで行います。

出退勤の入力や初任者研修で外に出る時の出張入力などもPC上で入力する学校も多いです。

 

先輩教員
確かに今手書きの指導案とか、会議資料ってほぼ見ないわね。

 

仕事の効率化と一般的にいえば

  • to doリストでタスク管理
  • 時間管理術
  • 段取り術・仕組み化・自動化

などが言われることが多いですが、

これらは今のうちに準備しておくよりは、仕事を始めてみてから考えるのが良いと思いますし、

仕事の種類や質などによって、自分に合う方法合わない方法が変わってきます。

 

一方パソコンの操作が速くなれば、どんな仕事を行うにも仕事が物理的に速くなります

 

PC作業が速くなるメリット
  • 文字を打つスピードが倍になるのでその分確実に時短
  • ショートカットした操作分の時間が確実に時短
  • PCの操作環境が便利になった分だけ確実に時短

 

PC作業が多い先生の仕事。このほとんどでこの時短が生きてくるため、

教員の方は是非取り組んだ方がいい方法です。

 

また、この記事は特にこんな方におすすめできます。

 

この記事をオススメする人
 仕事を効率化して定時退勤したい人

 授業が大好きで、他の作業を早く終わらせて授業準備に時間をさきたい人

 

コギト先生
紹介する順番で取り組んでもらうと一番効果的です!ではいきます!

 

 

タッチタイピングを身につける

コギト先生
私も2年前くらいに身につけて、仕事の速度が爆上がり!無理なく無料でできる手順はこれ。

 

タッチタイピング(ブラインドタッチ)とは、キーボードを見ないで文字入力すること。

これができるようになると、こんな良いことがあります。

 

タッチタイピングできるメリット
  • 単純に入力のスピードが速くなる
  • キーボードを見る必要がなくなるので、画面や書類を見ながらタイプできる
  • 視点の移動が少なくなるので、入力の仕事自体が楽
コギト先生
速いだけでなくて便利なんですよ!
新米教員
なるほど確かにいいかも!ただ、どうやって身につけるの?パソコンスクールに通うの?

 

 

タッチタイピングは1か月~2、3か月である程度身につきます。

そして、ネットの無料練習ツールを使えばタダでOK

時間のある今のうちにやっておきましょう。

 

簡単な習得の流れはこんな感じ↓

タッチタイピング習得の流れ
  1. ホームポジションを覚える
  2. キーの位置をホームポジションに近いところから見ないでタイプできるように覚える
  3. タイプミスしないように「ゆっくり」ひたすら練習

①②は

というネット上のソフトで、

③は

か、

というネット上のソフトで学習できます。

①②がある程度できてきてから③の練習をした方がいいので、

とにかく「タイピングクラブ」から始めるのがコツです。

 

コギト先生
③の練習はもちろんソフトで行った方が上達が早いですが、普段PCで仕事や作業をしている人なら自然に速くなっていけますよ〜。

 

タッチタイピングを身につけると、あらゆるPCの作業がブーストされて速くなりますので、

仕事を時短したい人には絶対にオススメするスキルです。

 

パソコン周りの環境を整える

コギト先生
とりあえず無難なものはこんな感じです。

 

現在学校現場では教員にノートPCが一人1台支給されるのが普通

コギト先生
今じゃ当たり前だけど、一昔前は自分で買って持って来てたんですよっ。

支給されるのは良いとして、逆に言ってしまうと、

自分に合ったものが選べないということでもあります。

 

先輩教員
起動が遅かったり、キーボード打ちにくかったりとそんなに良いPCは支給されません。

 

しかしあきらめてはいけません。

特に生徒が帰った後の教員の仕事はPC作業がほとんど。

このPC作業のパフォーマンスは定時帰りの可否を決める重要なファクターになります。

パソコン自体は選べなくても、周辺機器は選べます。

周辺機器をカスタマイズして、仕事の効率化を図っちゃいましょう!

コギト先生
教員にとってのパソコンのスペックは、料理人にとっての包丁の切れ味みたいなものだよ!

 

周辺機器を選ぶポイントは以下です。

 

 なるべく性能が良いものを選ぶ

 デスクのスペースが広く・機能的に使えるようにする

 

まずは性能が良いものを選ぶこと。

自分のPCの操作が遅かったとしても、

便利な性能の周辺機器を使うことによって努力することなく生産性をアップできます。

キビキビ先生
いい意味で他を頼るってことね!

 

また、そうは言っておきながら、

教員のデスクワークはPC作業だけではないということも事実

 

机の上でプリントの丸つけをしたり、書類を見比べたり、

プリントや教科書を広げながらPC作業をすることもあるので、

いくらPC作業の効率を上げるためといっても、PC作業しかできないデスクスペースというのも困ってしまいます、絶対。

デスクにPC作業以外で使えるなるべく広い作業スペースを確保しておくことも大事です。

 

コギト先生
ということを踏まえて、おすすめするのはこちら!

 

今からでも準備できる周辺機器
  1. ワイヤレスマウス(ボール)
  2. ワイヤレスキーボード
  3. パソコン台

 

 

①パソコン台

学校から支給されるパソコンは16インチくらいのノートPCが一般的。

それに合うパソコン台を用意するのがおすすめです。

 

パソコン台があると、

 

パソコン台のメリット
  • パソコンを浮かせておくことができる分、デスクのスぺースが有効利用できる
  • モニタが高い位置になるので見やすい&ストレートネック防止

 

私は以下のようなものにしています。(実際につかっているものは販売終了でした…)

コギト先生
16インチノートPCの脇に置きたいものがあるなら、このくらいのサイズがおすすめ。

 

下にしっかり、後述するワイヤレスキーボードなどが収まり、かつ、取り出しやすい高さにできるものを選びます。

意外にグラつくものもあるため、しっかりしたものや、後ろに配線をまとめるアダプタ受けがあるものもおすすめですよ。

パソコンのみを置くためのパソコン台もありますが、

私は鉛筆立てなどもおけるため、棚のようなタイプのパソコン台を使っています。デスクのスペースも増えます。

 

私は持っていませんが、BOYATAのパソコン台も気になっています。とにかくデスクをスッキリして広く使いたい場合には良いかも。

 

 

②ワイヤレスマウス(トラックボール)

 

有線マウスはケーブルがPCから伸びるので、パソコン作業をしているときはまだ良いのですが、

パソコン以外の作業をデスクをするときには邪魔です。

よって、マウスはワイヤレス一択。

 

コギト先生
ここまでは結構やっている人もいると思いますが、さらに!

さらに「トラックボール」式のワイヤレスマウスならさらに効率的に仕事ができます

 

有線マウスやワイヤレスマウスは、デスク上で動かす必要があるので、どうしても20~30センチ四方のスペースが必要。

机の上に置いてあるプリントや資料を片付けてから作業しなければいけなかったり、

そもそも資料を見ながら作業したいときにスペースが足りなくて困ってしまう時があったりします。

 

しかし、トラックボールのマウスはマウスを動かしてポインタを操作するのではなく、

トラックボールをグリグリ回して操作するため、基本的にマウスは動かしません

 

キビキビ先生
え、それ結構省スぺースかも!

トラックボール型のマウスはマウスと手の置き場さえ確保できればOKなのでかなり省スペースに持っていけます。

そして操作性も考え抜かれており、手への負担も軽減

コギト先生
楽器を演奏する指が大事な我々音楽科にとってもピッタリなマウスなのですよ実は。

 

このトラックボール型のマウス、PC作業を一日中行う、プログラマや動画編集者、ブロガーなどのし職業の方にもよく使われているので使いやすさは折り紙付き

 

コギト先生
私は手を置く角度が変えられるタイプを愛用してます。

 

少しでも省スペースすると、デスクでの生産性アップにつながりますよ!

 

②ワイヤレスキーボード

コギト先生
打ち心地が自分に合うもの、省スペースなものを選びましょ。

 

学校から支給されるノートPCは、

ノートPCのキーボードは平べったく、打鍵感がなくて、ミスタイプも多くなるので、私は好きになれません。

さらにノートPC本体のキーボードを使って作業するのは、PCを手元(デスクの手前)に寄せてくるという手間があるので結構面倒なんです。

コギト先生
先ほどのパソコン台にパソコンを置いてデスクの奥に設置。打ち心地の良いワイヤレスキーボードとトラックボールマウスでPC操作を行うのが、コギト流っ!

 

ワイヤレスキーボードを使うメリットは以下です。

ワイヤレスキーボードのメリット

パソコン本体を移動させなくてよい(奥に据え置きして作業できる)

タイプしやすいものを選んで使える

 

いろいろな高性能の外付けキーボードを試したのですが、

最終的にはこれに落ち着きました。

 

この「ThinkPad ワイヤレストラックポイント・キーボード」がおススメな理由は

おすすめポイント
  • ワイヤレスレシーバーが附属しているのでBluetooth対応でないPCでも使用可能
  • キーの形状が工夫されていて、ミスタッチしにくく打ちやすい
  • トラックポイントとクリックボタン付きでマウスのようにも使える
  • 34センチ×20センチとコンパクト
コギト先生
今のところの私のナンバーワン。買ってよかったです。

 

ワイヤレスキーボードには、Bluetoothでのみ接続可能なもの、PCにUSBレシーバーというものを差し込んでワイヤレスで通信するもの、それら両方に対応しているものがあります。

学校現場のPCは、セキュリティの問題などでBluetooth接続ができないことも多いので、

ワイヤレスキーボードを購入する場合は、USBレシーバーが付属しているタイプを選びましょう。

(このThinkPadのワイヤレスキーボードはもちろんレシーバー付きです)

 

・そんでもってデスクの配置はこんな感じ

コギト先生
これらを活用したデスクのモデル配置は以下のような感じです。

ワイヤレスキーボードとワイヤレスマウスを使わない時にパソコン台の下に収納できるので、

デスクの手前に広い作業スペースが確保できます。

作業スペースがプリントや教科書でごちゃついていたとしてもトラックボール型のワイヤレスマウスなら作業も続行できます。

 

パソコンを台の上に置くことで視線も上がり、作業姿勢も改善されます。

 

コギト先生
私はPCでデータを処理する仕事も多いので、マルチモニターや、書類の整理にスキャナも設置しています!

 

パソコンの時短技を身につける

コギト先生
私からはおすすめの書籍を紹介しておきます。

 

新米教員
脱マウス…?さっきあれほどトラックボールのワイヤレスマウスがおすすめって言ってませんでしたっけ…

 

今この書籍で勉強して、なるべくマウスを使わないPC操作を目指しています

そのやり方の方が圧倒的に仕事が早くなります!

 

 

コピーは「Ctrl+C」で、

貼り付けは「Ctrl+V」。

作業領域のキャプチャは「Shift+Windows+S」。

など、PC作業が時短できるショートカットキーについて解説しているこの本。

 

そのような本はたくさん出版されていますが、

この本の良いところは、

「そもそもShiftキーってどんな機役割?Ctrlキーは?」

など、

単にショートカットキーを丸暗記して使わせるような解説ではなくて、

PCのキーの役割を覚えながらPC操作を時短していけるような内容になっている点です。

 

新米教員
確かにその方が応用が効かせられるようになるよね。

 

例えばShiftキーは↑矢印が付いています。

これは「Shiftキーを押すと、その後に押すキーは上に書いてある記号が表示されるよ」

ということ(本書では「2階部分」と呼んでいる)。


『脱マウス 高速仕事術』/ 森新 著 より

 

このように各キーの機能を理解しておくことでショートカット操作が無理なく覚えられるというのがこの本の真髄。

 

キビキビ先生
勉強を教えるにも丸暗記させるより法則を教えた方が定着するもんね!
コギト先生
デスクの隅に置いておいて仕事しながら覚えていくのがおすすめです。

 

↓学校の共有ファイルにアクセスする時短技の記事も参考にしてみてください。

【PC仕事時短技】よく使う共有ファイルやフォルダに一瞬でたどり着く仕事ハック!

 

パソコン操作をキーボード操作のみで行っていくと、格段にPC作業スピードが上がりますが、

もちろん作業の内容によっては(例えばネットブラウザでの操作やクリックなど)マウスで行った方が速い操作もありますので、先に紹介した「トラックボール型マウス」と併用することがオススメです。

 

まとめ:早く始めれば始めるほど時間を得する

 

コギト先生
今回紹介した仕事の時短技は、導入するのが早ければ早い方がトータルの時短効果が高いですよ!

 

教員生活は定年まで勤めあげれば30年以上になります。

 

この長い期間の勤務生活の中で、

例えば1日5分時間短縮ができた場合、1年の勤務が200日だとすると

1年で16時間、10年で166時間

30年で500時間(まるまる20日分)

もの時間が節約できる計算になります。

新米教員
新米のうちからやっておくと自分の時間がどんどん浮いてくるってわけね。これはやらない理由がない…。

 

この浮いた時間は、

  • しっかり休憩時間をとるもよし
  • 自分のやりたい授業の教材研究をがっつりやるもよし
  • 定時退勤の鬼と化すのもよし

「自分の時間」としてつかいましょう!

 

コギト先生
どんな学校でも使える方法に限って紹介したので、来年度から採用される先生も今のうちに取り組んでいくことをおススメします!

 

優先順位は紹介した順です。

取り組む順番
  1. タッチタイピングの練習(今すぐにでも始める)
  2. 周辺機器をそろえる(記事を参考に少しずつそろえていく)
  3. ショートカットキーを覚える(書籍などを参考に実際に仕事をしながら覚えていく)

 

ぜひやってみてくださいね!

今回は以上です。

 

 

仲間に知らせよう!

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ABOUT US

コギト@音楽教師歴15年・ピアノ歴20年以上。30代で アマチュアコンクールで全国入賞、国立大学の附属学校で死ぬほど研究&教育実習を担当。作曲編曲も得意で伴奏アレンジや合唱、合奏編曲もやります! 音楽の授業をクリエイティブに。アレクサンダーテクニーク(AT)指導者資格あり。音楽指導のネタやコツを発信。