日々定時退勤を目指しているコギトです。
学年主任をしていた時、会議をたくさん主催しました。
大体退勤時間の１時間前の１６：００くらいに始まるので、
１時間かかるともう定時。
１時間超えると自動的に残業決定。
なんとか会議を早く終わらせるためにいろいろ工夫してきました。
今、私が主催する会議は（議題が多すぎる時をのぞけば）
- ８０％以上の会議は４０分以内に終了
- ５０％以上の会議は３０分以内に終了
大幅に短くなりました。
今回の記事では効率的に会議を進め、３０分で会議を終わらせる方法やコツについて紹介します。
これができれば、会議後の残り２０〜３０分は自分の時間。
残った仕事を片付けながら、着々とデスク上も片付けて定時退勤の準備をしていき、
１７：００、提示退勤できます。
方法は以下の７点です。
- 事前に資料を配る
- 時間通りに始める
- 資料を読み上げない
- 検討点を考えてきてもらう
- 議題に時間設定をする
- 「説明なし」の連絡欄を設ける
- 決まるまで話し合うことはしない
- アフタ−５に好きなことをしてリフレッシュできる
- 家族との時間や家事の時間がしっかり取れる
- 休息がしっかり取れて次の日も頑張れる
働くためだけに生まれてきたわけじゃないですよね？
自分の人生を幸せにするために生きてるんですよね？
生きていくために仕事は必要とはいえ、それによって自分の自由な時間が削られるのは納得がいかない。そんな風に思うあなたはぜひあなたの学校での会議に今回の方法を取り入れてみてください。
まだ自分が会議を主催することがなかったとしても、「効率的に話を進めるには何が必要か」がわかるので、効率的な会議の運営に参加者として協力することができるようになりますよ。
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Contents
会議を３０分以内に終わらせるコツ７選
ひとつずつ解説していきます。
事前に資料を配る
会議の資料を当日その場で配るのは極力避けます。
自分が資料を取りまとめてレジュメや次第を作るのであれば、
- 議題の資料を提出してもらうのは２日前
- 資料を配るのは１日前
にします。
事前にどんなことを話し合うのかを共有しておくことで、会議はかなり早く進みます。
メリットは以下です。
- 当日の資料配付や資料確認の時間がなくなる
- 全員が内容をわかっているという前提で会議を開始できる
- 問題あり（時間がかかりそう）な議題を事前に把握できる
資料を配り終わったあと、微妙な議題は「え〜、これって…」と職員室がざわつくことでわかります。
議論が難航しそうだと事前にわかっていれば、会議前に修正することもできますよね。
時間通りに始める
会議が始まる際に出席者が全員揃うまで待っていることがありますが、
５分開始が遅れた会議で１０人待っている人がいたら、５分×１０人で５０分が無駄です。
これ、別に遅れる人が悪いと言っているわけではありません。
急な対応でどうしても遅れてしまうこともありますからね。
割り切って時間通りに始めて、後で議事録を回覧すればいい話ですよね。
どうしても全員で検討したい議題は後の方に設定しておくというのも上手な方法です。
資料を読み上げない
資料を事前に配って読んでもらうことで、会議では一から説明する必要はなくなります。
その前提で「資料を全部読み上げるのはやめる」というルールにしておきます。
検討点は考えてきてもらう
意見が分かれそうなものはあらかじめに「○○について意見を聞きますよ」と会議の次第に書いておくか、他の方法で伝えるかしておきます。
難しい検討課題を会議当日に前触れなく「どうですか？」と提案すると、
会議の時間中に考える時間を取らなければいけないことになり、不必要に時間がかかります。
話がまとまりかけていたところで、「でもそれって…」と違う意見が出てきたりして、話し合いが泥沼に入っていくことも多いです。
このようにしておくと、事前に職員室で雑談の話題にしてくれたりして、半分議論が済んだ状態で議論をはじめることもできたりします。
議題に時間設定をする
運動会の提案（１０分）
週案の提案（３分）
などと予定時間を設定しておきます。
確かに、ひとつひとつの議題に時間設定したとしても実際そのとおりの時間では終わらないことがほとんどです。
遅くなる時も、早くなる時もあります。
それでも一つひとつの議題に対して細かく時間設定するのは、
「提案者や司会に時間を意識してもらうこと」にあります。
目安として議論にかける時間を載せておくだけでも、司会者が「時間もないところなので…」と話をまとめてくれたり、提案者も余分な説明を自主的にカットしてくれたりするようになります。
「説明なし」の連絡欄を設ける
全員に確認したいけれど、資料にするまででもないから口頭で連絡しちゃう、みたいな伝達事項は、口頭ではなく、会議の次第などに「連絡の欄」を設けてそこに載せてしまうと良いです。
今は全員が集まった会議の場で連絡をしなくても、Teamsやclassroomなどのチャット機能で全員ｈの連絡がすぐにできます。
ネットを活用すると会議での単なる連絡がなくなり、検討点だけで済ませることができますよ。
決まるまで話し合うことはしない
話に行き詰まってしまう議題もあります。
そのような時は次のことを確認します。
「今日絶対に決めなきゃいけないのはどの部分ですか？」
「最悪何日までに決めればよいですか？」
この点を確認したら、
- 最低限決めなければいけないところまで決める
- それ以外は課題を整理して再提案してもらう
ようにします。
その日に難航してしまった議題を決まるまで議論するには相当な時間が必要になります。
一度時間をおいた方が議題の提案者も練り直しができます。
「この点とこの点が問題になったので、それが解決できる方法であれば、あとは係の先生で進めてもらってもいいですね」というまとめかたも良い思います。
会議の参加者が会議を早く進めるために気をつけること
会議の主催者や司会者ではない参加者は発言の機会が少ないので、会議を効率的にしていくことは難しいと思われるかもしれません。
しかし、単なる会議の参加者でもできることはあります。
とにかく自分の意見をはっきり表明することです。
司会者が「どうですか？」と投げかけたときにみんな下向き加減に無表情・無言でいたとしたら「シーンした時間がな流れ、すぐに決まることにも時間がかかってしまいます。
- 同意するなら「いいと思います」と言う
- 肯定的にうなずくなどのリアクションをする
これだけでも不要な時間が流れずに会議がスムーズにすすみます。
提案に同意しかねる時も、はっきりと意見を言うことが会議をスムーズに進めることにつながります。
「こんなこと言っては場違いかな」と思ってしまうかもしれませんが、以外と他の人も同じことを思っていたということもよくありますから、意見があるなら臆せず発言することがスムーズな会議では大事です。
会議を早く終わらせることにに反対する人たち
今回紹介した会議効率化の方法に反対する人も少なからずいます。
私も以下のような理由で反対の意見を言われたことがあります
- 十分に議論することが大事だ
- 納得がいくまで時間をかけて話し合うべきだ
- 時間を決めると言いたいことが言えないまま終わってしまう
- 説明が少ないと、忘れてしまう、覚えてもらえない
確かに一理あるので、この意見に怯んでしまいそうになります。
時間が無限にあるのなら全員が理解するまで説明し、全員が納得するまで話し合えば良いのですが、時間が限られた中で行うので、問題が少ないのなら思い切って切り捨てることが必要です。
反対意見が出たら、こう答えています。
「なるほど。そうかもしれませんね。とりあえず一回試してみて、不具合あったら教えてくださいね。」
- 明らかな話合い不足で問題が起こる
- 意見が言えないことで不満が募る
- 言われたことを忘れた覚えていないことで不具合がおこる
このようなトラブルは会議時間を短くした前と後とで特に増えも減りもしていません。
ということは、原因は会議を短くしたからではない、ということですよね。
まとめ 会議を効率化して定時退勤しよう！
今まで１時間かけていた会議を３０分で終わらせることができれば、残りの３０分を他の仕事にまわすことができます。
１０人の会議で会議の時間が６０分→３０分になったとすると、浮いた時間は、３０分×１０人で300分、５時間分です。結構な時間ですよね。
会議を効率的に終わらせることができれば、
- 個人としても時間ができて嬉しい
- チームとしてもパフォーマンスがあがり余裕を持った仕事ができる
- 学校としても働き方改革が進んでいると認められる
職場でもいいことばかり。
そして定時退勤が近づくから、プライベートにももちろん好影響。
今回紹介した方法のうち可能なところを行うだけでもその分効果は現れます。
ぜひ試してみてくださいね！
このような方には以下の記事もご覧ください！
今回は以上です！
